Jak napsat pozvánku, která hosta zaujme

V dnešním zahlcení sociálními sítěmi, emaily a zprávami je stále těžším úkolem vytvořit jedinečnou RSVP pozvánku, která se neztratí mezi stovkami dalších emailů. Nezáleží, jakou akci právě pořádáte. Zda jde o konferenci, firemní večírek nebo módní přehlídku - pozvánka bude většinou prvním kontaktem hosta s vaší akcí.

Obecně vzato, napsat dobrou RSVP (pochází z francouzského “répondez, s’il vous plaît” – prosím odpovězte) pozvánku je umělecké dílo. Pojďme se společně podívat, jak na to.

„Udělejte z předmětu emailu filmový trailer – dejte hostům dokonalý náhled toho, co mohou očekávat.“

 Jasný, stručný předmět

Předmět je alfa-omega emailu. Není dostatečně zajímavý? Dost možná si jej host ani neotevře. Vždy se snažte o co nejkratší a nejúdernější variantu. Pokuste se v pár slovech shrnout, na co se může host těšit.

 

Příklad:

Attendu Galavečer 2017 - moderuje Leoš Mareš

Oběd s Attendu: Novinky ze světa event managementu

Oficialita

Je důležité, aby pozvánka působila legitimně. Musíte hosty ujistit, že pozvánce mohou věřit. Toho docílíte například tím, že do hlavičky umístíte logo společnosti a email ukončíte podpisem s kontaktními informacemi.

Plný kalendář

Než se host podívá na program akce, zajímá se, zda má v daný den volný čas. Je důležité, aby viděl základní informace o datu, čase a místu ihned při otevření emailu.

Masová pošta

Vědecké výzkumy pravidelně prokazují, že osobní oslovení dokáží až 1.5x zvýšit pravděpodobnost odpovědí na email. Ukažte hostům svůj osobní přístup a oslovujte každého z nich tak, jak nás to učili na školách - v pátém pádě.

 

Špatně: Vážený pane Novák, ...

Správně: Vážený pane Nováku, ...

 

V Attendu nám tato problematika nedala spát, až jsme se rozhodli vyvinout funkci, která veškerá oslovení vyřeší jedním kliknutím. Přečtěte si více o naší nové oslovovací funkci.

Nepromeškejte čas

Může se stát, že časově zaneprázdnění hosté nedočtou pozvánku až do konce. Pokud tedy chcete hosty přilákat na opravdový tahák akce, neotálejte s oznámením na konec pozvánky. Pokud jde o známou kapelu, herce či moderátora, vložte jejich fotografie přímo do pozvánky.

Podrobný popis

V těle emailu je prostor pro delší text, kde máte možnost popsat veškeré aktivity, na které se host může těšit. Shrňte zde také základní informace o akci (datum, čas a místo konání). Pokud je na místě konání něco specifického, zmiňte to.

Při tvorbě obsahu držte na paměti tři následující tipy:

 

  1. Udržujte v celé pozvánce jednodný styl a sloh - od začátku, do konce.
  2. Vyvarujte se chybám! Nevýhodou emailových pozvánek je fakt, že jakmile jsou odeslány, nikdy je již nemáte možnost upravit. Řiďte se zkrátka českým příslovím "Dvakrát měř, jednou řež".
  3. Ukažte hostům, proč je pro Vás jejich účast důležitá.

Zakončení důraznou výzvou k akci

Primárním cílem RSVP pozvánek je získání informace, zda host přijde či nikoliv. Běžným způsobem, jakým hosté své účasti vyjadřují bývají slovní odpovědi na email nebo telefonáty. Práci Vám však o moho mohou usnadnit interaktivní pozvánky s tlačítkem pro potvrzení účasti. Mimo snadné potvrzení účasti může pozvánce tlačítko s barevnou identitou Vaší společnosti i přidat na vzhledu.

 

Důvodů, proč vyrazit na konferenci, může být hned několik. Rozšířit si své vědomosti, poslechnout si rady profesionálů, zúčastnit se workshopů anebo dokonce navázat obchodní partnerství. Pojďme se společně podívat na 9 různých typů lidí, se kterými se pravděpodobně na konferenci potkáte.

1. Houba

Zdroj: giphy

 

Cíl: Nasát všechny informace.

Houba má pečlivě nalinkované, kterých přednášek se zúčastní. Tohoto člověka poznáte dle zápisníku nebo notebooku, kam horlivě zapisuje nově získané informace. Houba se posadí do konferenční místnosti již ve velkém předstihu, musí mít přeci to nejlepší místo.

 

2. Fanoušek

ZDROJ: ONEDIO

 

Cíl: Setkat se osobně s oblíbenými speakery.

Fanoušek je v průběhu celé přednášky velmi aktivní. Zpravidla okamžitě tweetuje svůj feedback na klíčové pasáže speakera. Pokud se v průběhu konference potká se svým oblíbencem z řad speakerů, následuje selfie či rovnou podpis knížky.

 

3. Hladovec

ZDROJ: giphy

 

Cíl: Pořádně se najíst (zdarma).

Jak poznáte hladovce? Přímo od registrace vyráží ke cateringu a nejspíše zde stráví delší chvilku. Tento účastník sem samozřejmě nepřišel jen za účelem občerstvení, ale také získat užitečné informace pro své kolegy do firmy. Každopádně nebude zahálet, pokud nikdo další neprojevuje o jídlo zájem.

 

4. Networker

ZDROJ: GIPHY

 

Cíl: Získat co největší množství nových kontaktů.

Networker má jasný cíl návštěvy konference, seznámit se s odborníky v oboru. Často si vybírá pozitivně naladěné skupinky lidí, kam se již během rozběhlého rozhovoru s radostí zapojí. Cílem je se předvést v tom nejlepším světle a pokud je možnost, vyměnit si i pár desítek vizitek.

 

5. Zaneprázděný event manager

ZDROJ: GIPHY

 

Cíl: Všechno musí klapnout.

Zaneprázděného event managera nelze přehlédnout. Poznáte jej zejména díky nadpozemsky rychlé chůzi. Často má plnou hlavu úkolů, které ještě musí stihnout, a tak mu nemůžeme zazlívat, že pokud ho na chvílí zastavíme, odpoví maximálně ve 2 větách.

 

6. Uchazeč o práci

ZDROJ: GIPHY

 

Cíl: Najít práci snů.

Cíl účasti na konferenci může být u uchazečů o práci naprosto rozdílný. Záleží na situaci, v jaké se tento člověk nachází. Může se zúčastnit jen za účelem získání podvědomí o firmách na trhu a příležitostech, které nabízejí. Případně se přímo bavit se zástupci firem, kteří na konferenci přednášejí.

 

7. Obchodník

ZDROJ: GIPHY

 

Cíl: Navázat obchodní partnerství.

Obchodník má za cíl, podobně jako networker, navázat vztah s potencionálními obchodními partnery. Jediný rozdíl plyne z toho, že obchodník “jde rovnou na věc“. Hledá příležitosti navázání obchodního partnerství přímo na místě.

 

8. Špión

ZDROJ: GIPHY

 

Cíl: Získat zpravodajství o konkurenci.

Na konferenci se setkáte i se špióny. Rozdílem oproti ostatním je, že se většinou skrývají za identitu Hladovce nebo Houby. Jejich úkolem je vypozorovat a zanalyzovat přítomnost konkurentů na konferenci – ideálně i zjistit bližší informace. Špión si odpovídá na otázky typu:

  • „Jak se konkurence na konferenci chová?“
  • „S kým komunikuje?“
  • „Co dělá správně a co špatně?“

9. Disco maniak

ZDROJ: Jezebel

 

Cíl: Užít si afterparty.

Náš seznam uzavírá člověk, kterého nelze opomenout – Disco maniak. Člověk, který si užívá konferenci se sklenicí vína v ruce a s myšlenkou na následnou afterparty. Tato povaha se skrývá ve většině z nás, ale jen málokdo ji nechá vyplout na povrch během konference.

Attendu logo Attendu logo iOS application Android application Linka camera icon zavřít Menší akce Větší akce Individuální akce Předchozí Další scroll Písmeno F Písmeno K Písmeno M Písmeno O Písmeno S Písmeno T