4 otázky, které si položit před výběrem vhodné lokality pro Váš soukromý event

Výběr vhodného místa je klíčovým faktorem, který často určuje celkový úspěch akce. Hledání lokace je navíc časově náročným procesem. Při správném postupu se však může hledání přeměnit v zábavnou výzvu.

Spousta event managerů toto úskalí řeší jednoduše - akce, které probíhají pravidelně pořádají stále na jednom místě. Je však prokázáno, že nedostatečné obměňování lokalit může mít silný vliv na budoucí návštěvnost. Výběru vhodné lokality byste měli pokaždé věnovat stejnou pozornost. S hledáním vhodného místa byste ale měli začít až v momentě, kdy máte alespoň přibližnou představu o tom, jak bude Vaše akce probíhat a kdo vlastně budou Vaši hosté. Pojďme si společně položit čtyři otázky, které Vám pomohou rozhodit sítě správným směrem.

1. Jaký druh události pořádáte?

V Čechách máme k dispozici opravdu velké množství zajímavých prostor a lokalit. Častou chybou pořadatelů však je, že zvolené místo není pro daný event vhodné. Porádáte-li večírek pro úzkou skupinu partnerů, nevolte jako místo konání konferenční sál - rezervujte si raději menší bar, ve kterém hosté pocítí osobní přístup. Každé místo je také specifické svou (ne)formálností. Druh události je tedy prvním kritériem při hledání vhodného prostoru.

2. Kdo jsou Vaši hosté?

Jaký je věkový průměr Vašich hostů? Odkud Vaši hosté jsou a jaká vlastně bude předpokládaná účast? Znát své hosty je naprostým základem při hledání vhodného prostoru. Díky velké škále možností můžeme své hledání přizpůsobit například i věkovému průměru návštěvníků. Jedním z hlavních limitujících faktorů při hledání je však celková kapacita prostoru. Určete si dopředu, jaký bude maximální počet hostů. Předejdete díky tomu mnoha napříjemným situacím. Pomůckou Vám také mohou být RSVP pozvánky. Po jejich rozeslání můžete v reálném čase kontrolovat, kolik hostů Vám už potvrdilo svou účast a současně vědět, jaká bude přiblizná obsazenost prostoru.

3. Kdy se událost koná?

Datum je dalším důležitým kritériem při výběru místa. Snažte se své hledání realizovat s větším časovým předstihem. U oblíbených prostor je zcela normálním jevem, že je místo vybookováno až na rok dopředu. Při výběru data události nemyslete jen na dostupnost prostor, ale i na diáře svých hostů. V jaký den bude nejvyšší pravděpodobnost vysoké účasti? Nezapomínejte také zvážit počasí. V letních dnech zvažte, zda raději nevyhledávat venkovní prostory. Podnebí ale není jednoduché odhadovat na několik měsíců dopředu - v případě venkovních akcí je tedy vhodné mít připravený i záložní plán.

4. Jaké jsou mé možnosti? 

Posledním, ale také nejdůležitějším kritériem výběru, bývá samotná cena pronájmu prostor. Vytvořte si přesný rozpočet a přizpůsobte mu své hledání. Díky velkým možnostem našeho trhu je reálné pořádat velké události i s poměrně malými náklady. Kde lokality hledat? Volit můžete starou dobrou metodu strýček Google. Dost možná ale nenajdete, co potřebujete nebo se o nalezených prostorech nic nedozvíte. Naším tipem je v tomto případě jednoznačně novinka - portál Meatspace. Momentálně obsahuje informace o více než 300 unikátních prostorech na území ČR. Pokud momentálně hledáte prostor pro svou akci, Meatspace rozhodně stojí za zkoušku.

Najít kompromis mezi automatizací a udržením osobního kontaktu se zákazníkem je jednou z největších výzev období digitalizace. V emailové komunikaci to platí dvojnásob. Attendu Vám nyní umožní každého hosta oslovit tím správným způsobem.

 

Nejeden sales manager nebo markeťák Vám potvrdí, že předmět společně s oslovením jsou ty nejdůležitější části emailů. V dnešní uspěchané době máte zkrátka pár sekund na to, abyste zákazníka zaujali. Ale proč právě předmět a oslovení?

 

Být osobní

Dobře konstruovaný předmět pomáhá emailům zvyšovat pravděpodobnost, že si jej adresáti otevřou (tzv. open-rate). Oslovení společně s úvodní větou určují, zda si email adresáti přečtou až do konce, případně na něj i odpoví. V Attendu jsme však čelili jedné velké otázce: Jak umožnit nastavení unikátních oslovení a nevzít přitom uživateli hodiny času nastavováním oslovení pro každého hosta zvlášť?  Netrvalo nám to dlouho a začali jsme s vývojem unikátního algoritmu. Nastavit oslovení Vám nyní i u objemných guestlistů zabere jen pár sekund.

 

Algoritmus pomáha automaticky odhalit, jakého je host pohlaví. K jednotlivým hostům se tedy přiřadí možnosti muž / žena a vy si jen zkontrolujete, zda vše odpovídá. Úspěšnost je, obzvláště u českých hostů, prakticky stoprocentní. Posledním krokem je samotná formulace oslovení. Současně lze nastavit až 4 druhy oslovení:

  • pro české hosty - muže (např. Vážený pane [příjmení])
  • pro české hosty - ženy (např. Vážená paní [příjmení])
  • pro anglicky mluvící hosty - muže (např. Dear Mr.[příjmení])
  • pro anglicky mluvící hosty - ženy (např. Dear Mrs.[příjmení])

Všechna oslovení lze zároveň aplikovat i na křestní jména hostů.
  

 

Přílohy a grafika emailů

Další novou funkcí mailingu je možnost příloh a grafiky emailů. K pozvánkám a poděkováním můžete nyní přikládat PDF nebo jakékoli jiné soubory až do velikosti 10Mb. Anglicky mluvícím hostům můžete navíc poslat jiné přílohy než těm českým. V neposlední řadě také Attendu nově nabízí vkládání obrázků a grafiky přímo do těla emailů.

 

Nic takového by ale nebylo možné bez úžasné podpory našich uživatelů. Děkujeme za sdílení Vašich otázek a nápadů. Máte se určitě v brzké době na co těšit.

 

Tým Attendu 

 

Attendu logo Attendu logo iOS application Android application Linka camera icon zavřít Menší akce Větší akce Individuální akce Předchozí Další scroll Písmeno F Písmeno K Písmeno M Písmeno O Písmeno S Písmeno T