Attendu přináší nový rozměr event managementu

PRAHA, 15.května 2017 20:00 - Po měsících plánování, analyzování a kódování s radostí oznamujeme oficiální spuštění nové event management platformy Attendu. Počínaje 15.květnem 2017 bude tento online pomocník k dispozici široké veřejnosti.

 

„Attendu zjednoduší život organizátorům soukromých akcí, od firemních večírků, konferencí až po galavečery a filmové premiéry," říká Marek Mensa, spoluzakladatel Attendu. Během organizování událostí vzniká nesčetné množství problémů - povolání event managera bylo dokonce ohodnoceno jako 5. nejvíce stresující povolání. Attendu pomáhá valnou část těchto problémů řešit.

 

Platforma Attendu odstraňuje bariéru mezi jednotlivými úkony event managera a zastřešuje je jediným softwarem. Celý ekosystém se skládá ze dvou částí:

 

  • Attendu webová aplikace
  • Mobilní check-in aplikace

Webová aplikace

Webová aplikace je určena především pro event managery a organizátory událostí. Zastřešuje veškeré pre-event povinnosti jako rozesílání RSVP pozvánek, spouštění online registrací, ale i například tvorbu identifikačních visaček. Attendu je také ticket-systém. Při každé registraci nebo potvrzení účasti je hostovi automaticky odeslána emailová vstupenka s QR kódem. Hosté mají dále možnost označit, zda přijdou s doprovodem či nikoliv. Organizátoři tak mají ještě před událostí přesný přehled o tom, s kolika hosty počítat například u cateringu.

 

Po skončení události je také managerům k dispozici kompletní report z akce. Součástí jsou zajímavá fakta a statistiky. Hlavním účelem reportů je lepší měřitelnost úspěchu událostí a analyzování případných chyb. Statistiky tak organizátorům mohou pomoci k lepší přípravě následujících eventů.

 

Systém je díky rozsáhlým možnostem mailingu také účinným PR nástrojem. Po skončení události nabízí možnost odeslat všem zúčastněným hostům poděkování za účast. Zároveň v seznamu hostů Attendu umožňuje označení anglicky mluvících hostů. Těm jsou veškeré pozvánky, vstupenky nebo poděkování odesílána v anglickém jazyce.

 

FUNKCE WEBOVÉ APLIKACE

  • Import hostů z excelové tabulky
  • Tvorba registračních formulářů
  • Dynamický seznam hostů
  • Označení hostů (VIP host / anglicky mluvící host / host s doprovodem)
  • Rozesílání cílených RSVP pozvánek a vstupenek
  • Tvorba fyzických pozvánek
  • Tvorba identifikačních visaček
  • Reporty a statistiky
  • Odesílání poděkování za účast
  • Export seznamu hostů do excelové tabulky 
Webová aplikace Attendu
 

FOTO: POST-EVENT STATISTIKY WEBOVÉHO ROZHRANÍ ATTENDU

Mobilní check-in aplikace

Mobilní aplikace je je určena především pro hostesky a osoby, starající se o proces registrací a akreditací hostů na událostech. Aplikace slouží rychlému odškrtávání příchozích hostů. Hosty lze odškrtávat jednoduše naskenováním jejich vstupenek nebo pomocí vyhledávání v seznamu hostů.

 

Velkým přínosem je aplikace i pro samotné event managery a organizátory událostí. Díky aplikaci lze v reálném čase sledovat příchody jednotlivých hostů a celkový stav seznamu. Organizátoři tedy nemusí pravidelně kontrolovat papírové seznamy hostesek nebo dokonce používat vysílačky.

 

Mobilní aplikace je zdarma ke stažení pro Android a iOS.

 

FUNKCE CHECK-IN APLIKACE

  • Seznam hostů v reálném čase
  • Skenování vstupenek hostů
  • Vyhledávání jednotlivých hostů
  • Přidávání hostů “On-the-go”
  • Aktuální stav seznamu hostů
  • Zobrazení VIP hostů
  • Offline režim 
Mobilní check-in aplikace Attendu
 

FOTO: SEZNAM HOSTŮ V MOBILNÍ CHECK-IN APLIKACI

„Trh momentálně nabízí celou řadu systémů na míru. Řešení jsou však nákladná a samotné zavedení trvá i několik měsíců. Attendu je navrženo tak, aby od registrace účtu až po odeslání pozvánek hostům uživatele dělilo jen pár minut.“

- Milan Worsch, spoluzakladatel Attendu

 

Závěr

Častým dotazem bývá, v čem je Attendu jiné oproti americkému Eventbritu. Platforma je přizpůsobena prostředí našeho trhu, a to zejména sektoru soukromých akcí. V seznamu hostů lze například rozlišit česky a anglicky mluvící hosty a následně jim odesílat veškeré emaily v jejich jazyce. Nedávno byla také představena nová funkce personalizovaných oslovení. Uživateli díky alogritmu zabere jen pár sekund na nastavení osobních oslovení pro celý guestlist. Další výhody nese samotná mobilní aplikace. V té je například možné kontrolovat, zda jsou již všichni budoucí vítězové cen na místě a akce může začít.

 

Vývoj samotné platformy trval 14 měsíců, následné 3 měsíce byla aplikace v beta, testovacím režimu. „Celý tým Attendu odváděl neskutečně precizní práci a já jsem jim za to maximálně vděčný," říká spoluzakladatel Milan Worsch a dodává: „V Attendu momentálně pracuje 8 vývojářů a designérů, kteří se společně podílejí na rozvoji celé platformy. Práce máme ale stále hodně, v současné době pracujeme na rozšířených možnostech RSVP pozvánek a visaček."

 

Více informací o softwaru najdete na www.attendu.cz

Zaregistrujte se zdarma na app.attendu.cz/registrace

 

Lidstvo si začíná pomalu, ale jistě uvědomovat, jaké nebezpečí pro životní prostředí představuje konzumní způsob života a plýtvání materiálem. Dokázali byste si představit plánování firemních akcí či galavečerů bez použití kusu papíru? V tomto článku si ukážeme způsoby, kterými toho lze dosáhnout.

Jako každý rok se i letos 22.dubna slavil Mezinárodní den Země. Má za cíl lidstvo upozornit na klimatické změny a dopad lidského faktoru na životní prostředí. Koncem minulého roku byla zveřejněna informace, že naše planeta přichází každoročně o 15 miliard stromů - až 56 akrů za minutu. Horším faktem je, že toto číslo má tendenci rok co rok stoupat. S kácením lesů a deštných pralesů přicházejí o přirozené životní prostředí tisíce druhů zvěře a hmyzu. Ty následně výmírají a lokální ekosystémy jsou nenávratně narušeny. Jak tomu můžeme my zabránit? Na tuto otázku máme jen jednu odpověď.

"Spotřebovávejme méně materiálu."

 

Výhodou eco-friendly přístupu k event managementu je fakt, že nejde pouze o morální hledisko věci. Tento přítup je ale i moderním PR nástrojem, díky kterému svým klientům prezentujete svou firmu ve zcela novém světle. Pojďme se podívat na pár tipů, které Vám k tomu zcela jistě pomohou.

1. Zbavte svůj event nepotřebných kusů papíru

Být na firemní akci po vstupu obdarován hned několika kusy papíru již hostům nevykouzlí úsměv na tváři. Harmonogramy, jídelní menu, mapy prostoru a další informace mohou být s hostem sdíleny v online formě. Ostatně, toto je jednou z přidaných hodnot období digitalizace. Udělejte krok vpřed a připravte pro své hosty veškeré informace v online podobě. Hosté Vám za to budou naopak vděční.

2. Využijte výhod digitálního marketingu

 

Propagace a sdílení události s veřejností jsou dnes mnohem efektivnější pomocí internetu. Existuje řada možností, jak svou událost rozšířit efektivněji, než klasickou tištěnou formou. Využijte sociálních sítí, webových stránek nebo cílených RSVP pozvánek.

Hlavní výhodou digitálního marketingu je dobrá měřitelnost. Díky možnostem internetu dnes můžeme kontrolovat, kolik lidí navštívilo danou stránku nebo kolik hostů si již otevřelo pozvánku. Tyto data Vám mohou pomoci s měřením úspěšnosti a s přesnějším plánováním nadcházející události.

Nezapomeňte se o Vašem eco-friendly přístupu zmínit svým hostům. Mile je tím překvapíte a vytvoříte tím tzv. buzz. Bude se o Vašem úmyslu zkrátka mluvit.

3. Odesílejte vstupenky a pozvánky online

Jistou strategií, jak ušetřit kila papírů, ale i stovky korun je odesílání vstupenek a pozvánek online formou. Využijte jednoduchosti email-ticketingu. Hosté mají lístek vždy při sobě - ve svém telefonu. Už žádné hledání ztracených pozvánek těsně před začátkem akce.

Je Vaše akce veřejná? Spusťte registraci online. Je Vaše akce soukromá? Pozvěte hosty pomocí emailových RSVP pozvánek. V obou případech hosté získají vstupenky jednoduše do emailu.

4. Evidujte své hosty pomocí mobilní aplikace

Představte si moment, kdy je Váš guestlist dlouhý na 15 stran (ostatně, nic neobvyklého), u check-inu pět hostesek a každá svůj svazek se seznamem hostů. To je dohromady 75 kusů papíru. S mobilním řešením pro check-in ušetříte na akci nejen kila papírů, ale i nespočet potíží.

Díky mobilní aplikaci se navíc vyhnete klasické situaci, kdy si hostesky musí z papírů kolegyň přepisovat, kdo všechno je již odškrtnutý. 

Závěrem: Přemýšlejte ekologicky

Téměř pro vše, co dnes řešíme pomocí kusů papírů již dnes existuje digitální nebo jiné alternativní řešení. Je však jen na nás, jak s nimi naložíme. Dostanete-li tedy za úkol tvořit například anonymního dotazník pro hosty, zkuste sáhnout po online formě. Koneckonců, je to pro Vás i jednodušší.

 

Líbil se Vám tento článek? Podpořte české a zahraniční projekty zpětného zalesňování přírody.

Attendu logo Attendu logo iOS application Android application Linka camera icon zavřít Menší akce Větší akce Individuální akce Předchozí Další scroll Písmeno F Písmeno K Písmeno M Písmeno O Písmeno S Písmeno T