Jak zvládat stres během plánovaní akcí

Rok co rok se v žebříčcích nejvíce stresujících povolání objevuje práce event managera po boku vojáků, hasičů nebo pilotů. U všech těchto povolání člověk svým způsobem riskuje život. Proč si tedy lidé myslí, že plánování akce je podobně stresující?

Žebříček amerického časopisu Forbes Nejvíce stresující povolání roku 2016, zařazuje povolání event managera na páté místo. První čtyři příčky - vojáci, hasiči, piloti a policisté - obsadila všeobecně uznáváná, stresující povolání. Diskuze se ovšem strhla u pátého místa žebříčku. Velká část čtenářů s tímto hodnocením nesouhlasí. Čím je dána jejich nedůvěra? Troufnu si říci, že zejména tím, že nikdy nebyli součastí týmu, který událost organizoval, ba i dokonce samotným event managerem.

Proč je plánování akcí tolik stresující

V první řadě mají event manageři obrovské množství odpovědnosti. Jsou zodpovědni za organizaci, realizaci a hladký průběh celé akce. Zkušení event manageři jsou si vědomi, že co vypadá jednoduše, bude dvakrát složitější, co se nemůže pokazit, se rozhodně MŮŽE pokazit. Manageři však nemají zodpovědnost jen za svou práci, ale i za práci a spolehlivost svých dodavatelů. U každé akce tedy musí počítat i s plány B. Veškeré tyto činnosti jsou prováděny v prostředí plném stresu, ve kterém se musí event manager naučit pohybovat. Jak tento stres odbourat?

"Odpočívejte; pole, které odpočívalo, dává bohatou plodinu. "
Publius Ovidius Naso

 

Úmění relaxovat

Co takhle si dát pauzu? Půl hodina není zas takové množství času. Zkuste během přestávky vypnout, nemyslet na to, co teď všechno musíte udělat. Každý člověk relaxuje jinak. Někomu stačí 20 minut meditovat, jít se psem nebo si skočit na chvíli zaběhat a vyčistit si hlavu. Půl hodina odpočinku se dokáže pozitivně promítnout na následné efektivitě práce.

Pracujte s harmonogramem a plánem akce

Naplánování přípravy akce s realistickými termíny a cíli Vám dopomůže k lepšímu a kvalitnějšímu spánku. Stres často přichází z pocitu, že nedokážete uhlídat, aby veškeré aktivity byly hotové přesně dle časového harmonogramu a deadline se neposouval. S každou úspěšnou, ale i méně úspěšnou událostí získává event manager širší rozhled a lepší odhad. Je to zkrátka dovednost, jako každá jiná - čím více ji děláte, tím méně stresu, ale více radosti Vám přináší. Vzpomínáte si, jak jste se učili jezdit na kole?

Vytvořte si náhradní plán

Někdy se holt věci nevydaří podle očekávání. Moderátor akce náhle onemocní, nepřijde očekávaný počet hostů nebo najednou vypadne zvuk, to je běžný scénář firemní akce. Vždy se ujistěte, že máte náhradní plán pro neočekávané případy. V případě venkovního programu se například připravte i na vnitřní alternativu. Čím lépe si vypracujete náhradní plány, tím pravděpodobnější bude, že daný problém nenaruší průběh akce. Výhoda plánů B je, že je stejným způsobem můžete využít i při budoucích akcích. Schopnost improvizace je důležitá, ale být připraven i na neočekávané scénáře se vyplácí.

Žijte zdravě

Základem klidné mysli je klidný životní styl. Nadměrná konzumace alkoholu, kouření, nedostatek pohybu a spánku - to jsou nejčastější původci stresu a úzkosti. Máte-li v sobě zdravého ducha, bude stejně tak zdravá i Vaše akce.

Závěr

Plánování akce je zkrátka jednou z nejvíce stresujících kariérních cest, zvláště pokud se rozhodnete jít touto cestou sami (např. jako freelancer), a to se nikdy nezmění. Jediné, co můžete změnit je schopnost zvládat stres, nastavit realistické cíle, dávat si přestávky od práce a celkově upřednostnit zdravý životní styl.

Čím více akcí budete mít za sebou, tím rychleji se budete orientovat a plánování akce už Vás nebude tolik zatěžovat. Existují desítky technik, jak se stresem bojovat, nejefektivnější však bývá umění vypnout.

Vyražte tedy na čerstvý vzduch a dopřejte si občas nějaký spánek navíc!

Připravit i menší akci bývá často náročná a stresující práce. Existuje mnoho faktorů, které ovlivňují to, jak bude Vaše akce probíhat a zároveň i to, jaký zážitek si hosté z akce odnesou. Pojďme si je projít jeden po druhém.

Vzhledem k faktu, že jako event manager nepotřebujete 2 tituly z vysoké školy, jedná o obor otevřen všem, od nováčků až po profesionály v oboru. Práce však požaduje několik klíčových dovedností, bez kterých se skutečný profesionál neobejde.

1. Být přirozeným vůdcem

Za každou úspěšnou akcí je tým schopných lidí a ještě schopnější leader. Umění delegovat úkoly je naprosto stěžejní dovedností. Získejte si u jednotlivých členů týmu přirozenou autoritu a důvěru, bez ohledu na to, jako práci pro Vás právě vykonávají. Vřele Vám pro tuto tématiku doporučuji knihu Good to Great od spisovatele Jima Collinse.

2. Flexibilita

I přesto, že věnujete pozornost každému detailu, tak se často dostanete do takzvaných last minute situací. V několika minutách musíte vyřešit problém, který vlastně neměl ani nastat. Jednou z největších výzev, které event manager čelí je, aby si host odnesl dobrý zážitek z akce. Buďte tedy vždy připraveni odložit svou práci a okamžitě reagovat na jakékoliv situace.

3. Organizační schopnosti

Jako event manager jste také choreografem. Řídíte mnoho lidí a věci se občas mohou vymknout z ruky. Ve většině případů zásah tvrdou rukou nepomůže a musíte najít konstruktivní řešení. 

4. Smysl pro detail

Dobrý event manager ví, jak moc se smysl pro detail podílí na úspěchu akce. Ať už se jedná o catering, zařizování audiovizuální techniky nebo letáky. Je jen na Vás a Vašem týmu, jak své hosty zaujmete. Buďte tedy kreativní a překvapte své hosty něcím nevšedním. Zkuste zvolit thaiskou kuchyni místo té české nebo zaměňte pěveckého vystoupení za kaskadérsku show.

5. Vášeň pro práci

Event management je často velmi náročnou prací plnou frustrace a vyčerpání. Jako event manager musíte pracovat se zápalem a motivovat svůj tým k nejlepším výsledkům. Nadšením pro svou práci dokážete zdolat mnoho překážek, motivovat svůj tým k lepší práci a vytvořit tak hostům příjemný zážitek z akce.

6. Time management

Čas jsou peníze. V event managementu to však platí dvojnásob. Schopnost plánovat svou práci, ale také práci celého týmu, je číslo jedna úspěšného event managementu. Nahraďte časově náročné aktivity jako správu seznamu hostů a mailing softwarových řešením. Soustřeďte se na detaily.

7. Zvládat stres

Plánování události je stresující záležitostí na kterou neexistuje medicína. Pro profesionály je důležité umět zvládnout stres a napětí. Ať už jde o frustovaného hosta nebo pozdní příchod klíčového hosta, Vaší povinností je vše zvládnout s úsměvem na tváři.

 

Attendu logo Attendu logo iOS application Android application Linka camera icon zavřít Menší akce Větší akce Individuální akce Předchozí Další scroll Písmeno F Písmeno K Písmeno M Písmeno O Písmeno S Písmeno T