7 dovedností zkušeného event managera

Připravit i menší akci bývá často náročná a stresující práce. Existuje mnoho faktorů, které ovlivňují to, jak bude Vaše akce probíhat a zároveň i to, jaký zážitek si hosté z akce odnesou. Pojďme si je projít jeden po druhém.

Vzhledem k faktu, že jako event manager nepotřebujete 2 tituly z vysoké školy, jedná o obor otevřen všem, od nováčků až po profesionály v oboru. Práce však požaduje několik klíčových dovedností, bez kterých se skutečný profesionál neobejde.

1. Být přirozeným vůdcem

Za každou úspěšnou akcí je tým schopných lidí a ještě schopnější leader. Umění delegovat úkoly je naprosto stěžejní dovedností. Získejte si u jednotlivých členů týmu přirozenou autoritu a důvěru, bez ohledu na to, jako práci pro Vás právě vykonávají. Vřele Vám pro tuto tématiku doporučuji knihu Good to Great od spisovatele Jima Collinse.

2. Flexibilita

I přesto, že věnujete pozornost každému detailu, tak se často dostanete do takzvaných last minute situací. V několika minutách musíte vyřešit problém, který vlastně neměl ani nastat. Jednou z největších výzev, které event manager čelí je, aby si host odnesl dobrý zážitek z akce. Buďte tedy vždy připraveni odložit svou práci a okamžitě reagovat na jakékoliv situace.

3. Organizační schopnosti

Jako event manager jste také choreografem. Řídíte mnoho lidí a věci se občas mohou vymknout z ruky. Ve většině případů zásah tvrdou rukou nepomůže a musíte najít konstruktivní řešení. 

4. Smysl pro detail

Dobrý event manager ví, jak moc se smysl pro detail podílí na úspěchu akce. Ať už se jedná o catering, zařizování audiovizuální techniky nebo letáky. Je jen na Vás a Vašem týmu, jak své hosty zaujmete. Buďte tedy kreativní a překvapte své hosty něcím nevšedním. Zkuste zvolit thaiskou kuchyni místo té české nebo zaměňte pěveckého vystoupení za kaskadérsku show.

5. Vášeň pro práci

Event management je často velmi náročnou prací plnou frustrace a vyčerpání. Jako event manager musíte pracovat se zápalem a motivovat svůj tým k nejlepším výsledkům. Nadšením pro svou práci dokážete zdolat mnoho překážek, motivovat svůj tým k lepší práci a vytvořit tak hostům příjemný zážitek z akce.

6. Time management

Čas jsou peníze. V event managementu to však platí dvojnásob. Schopnost plánovat svou práci, ale také práci celého týmu, je číslo jedna úspěšného event managementu. Nahraďte časově náročné aktivity jako správu seznamu hostů a mailing softwarových řešením. Soustřeďte se na detaily.

7. Zvládat stres

Plánování události je stresující záležitostí na kterou neexistuje medicína. Pro profesionály je důležité umět zvládnout stres a napětí. Ať už jde o frustovaného hosta nebo pozdní příchod klíčového hosta, Vaší povinností je vše zvládnout s úsměvem na tváři.

 

Důvodů, proč vyrazit na konferenci, může být hned několik. Rozšířit si své vědomosti, poslechnout si rady profesionálů, zúčastnit se workshopů anebo dokonce navázat obchodní partnerství. Pojďme se společně podívat na 9 různých typů lidí, se kterými se pravděpodobně na konferenci potkáte.

1. Houba

Zdroj: giphy

 

Cíl: Nasát všechny informace.

Houba má pečlivě nalinkované, kterých přednášek se zúčastní. Tohoto člověka poznáte dle zápisníku nebo notebooku, kam horlivě zapisuje nově získané informace. Houba se posadí do konferenční místnosti již ve velkém předstihu, musí mít přeci to nejlepší místo.

 

2. Fanoušek

ZDROJ: ONEDIO

 

Cíl: Setkat se osobně s oblíbenými speakery.

Fanoušek je v průběhu celé přednášky velmi aktivní. Zpravidla okamžitě tweetuje svůj feedback na klíčové pasáže speakera. Pokud se v průběhu konference potká se svým oblíbencem z řad speakerů, následuje selfie či rovnou podpis knížky.

 

3. Hladovec

ZDROJ: giphy

 

Cíl: Pořádně se najíst (zdarma).

Jak poznáte hladovce? Přímo od registrace vyráží ke cateringu a nejspíše zde stráví delší chvilku. Tento účastník sem samozřejmě nepřišel jen za účelem občerstvení, ale také získat užitečné informace pro své kolegy do firmy. Každopádně nebude zahálet, pokud nikdo další neprojevuje o jídlo zájem.

 

4. Networker

ZDROJ: GIPHY

 

Cíl: Získat co největší množství nových kontaktů.

Networker má jasný cíl návštěvy konference, seznámit se s odborníky v oboru. Často si vybírá pozitivně naladěné skupinky lidí, kam se již během rozběhlého rozhovoru s radostí zapojí. Cílem je se předvést v tom nejlepším světle a pokud je možnost, vyměnit si i pár desítek vizitek.

 

5. Zaneprázděný event manager

ZDROJ: GIPHY

 

Cíl: Všechno musí klapnout.

Zaneprázděného event managera nelze přehlédnout. Poznáte jej zejména díky nadpozemsky rychlé chůzi. Často má plnou hlavu úkolů, které ještě musí stihnout, a tak mu nemůžeme zazlívat, že pokud ho na chvílí zastavíme, odpoví maximálně ve 2 větách.

 

6. Uchazeč o práci

ZDROJ: GIPHY

 

Cíl: Najít práci snů.

Cíl účasti na konferenci může být u uchazečů o práci naprosto rozdílný. Záleží na situaci, v jaké se tento člověk nachází. Může se zúčastnit jen za účelem získání podvědomí o firmách na trhu a příležitostech, které nabízejí. Případně se přímo bavit se zástupci firem, kteří na konferenci přednášejí.

 

7. Obchodník

ZDROJ: GIPHY

 

Cíl: Navázat obchodní partnerství.

Obchodník má za cíl, podobně jako networker, navázat vztah s potencionálními obchodními partnery. Jediný rozdíl plyne z toho, že obchodník “jde rovnou na věc“. Hledá příležitosti navázání obchodního partnerství přímo na místě.

 

8. Špión

ZDROJ: GIPHY

 

Cíl: Získat zpravodajství o konkurenci.

Na konferenci se setkáte i se špióny. Rozdílem oproti ostatním je, že se většinou skrývají za identitu Hladovce nebo Houby. Jejich úkolem je vypozorovat a zanalyzovat přítomnost konkurentů na konferenci – ideálně i zjistit bližší informace. Špión si odpovídá na otázky typu:

  • „Jak se konkurence na konferenci chová?“
  • „S kým komunikuje?“
  • „Co dělá správně a co špatně?“

9. Disco maniak

ZDROJ: Jezebel

 

Cíl: Užít si afterparty.

Náš seznam uzavírá člověk, kterého nelze opomenout – Disco maniak. Člověk, který si užívá konferenci se sklenicí vína v ruce a s myšlenkou na následnou afterparty. Tato povaha se skrývá ve většině z nás, ale jen málokdo ji nechá vyplout na povrch během konference.

Attendu logo Attendu logo iOS application Android application Linka camera icon zavřít Menší akce Větší akce Individuální akce Předchozí Další scroll Písmeno F Písmeno K Písmeno M Písmeno O Písmeno S Písmeno T